Najczęstsze błędy firm recyklingowych w zgłoszeniach INTRASTAT

Przedsiębiorstwa zajmujące się handlem surowcami wtórnymi należą do grup podmiotów, które stosunkowo często mają kontakt z systemem INTRASTAT. Złom metali, makulatura, tworzywa sztuczne, szkło czy materiały przeznaczone do odzysku regularnie przemieszczają się pomiędzy państwami członkowskimi Unii Europejskiej. W efekcie nawet niewielkie błędy w zgłoszeniach mogą prowadzić do konieczności składania korekt oraz dodatkowej pracy administracyjnej.

Większość problemów powtarza się w wielu przedsiębiorstwach. Warto je znać, ponieważ ich eliminacja pozwala ograniczyć liczbę poprawek i usprawnić proces raportowania.

Błąd nr 1 – mylenie kodu odpadu z kodem CN

To zdecydowanie najczęściej spotykana pomyłka wśród osób rozpoczynających pracę z INTRASTAT.

Kod odpadu wykorzystywany w BDO i gospodarce odpadami nie jest kodem stosowanym w statystyce handlu wewnątrzwspólnotowego.

Przykładowo:

• 15 01 01 oznacza opakowania z papieru i tektury,
• 15 01 02 oznacza opakowania z tworzyw sztucznych,
• 17 04 05 oznacza żelazo i stal.

W zgłoszeniu INTRASTAT należy zastosować odpowiedni kod CN wynikający z Nomenklatury Scalonej, a nie kod odpadu.

Błąd nr 2 – zbyt ogólny opis materiału

Określenia takie jak:

• złom,
• tworzywa sztuczne,
• odpady produkcyjne,
• materiał do recyklingu

często nie pozwalają jednoznacznie ustalić właściwej klasyfikacji.

Dla potrzeb INTRASTAT należy możliwie precyzyjnie określić rodzaj materiału, jego skład oraz postać handlową.

Błąd nr 3 – niewłaściwa masa netto

W przypadku wielu surowców wtórnych masa netto stanowi jedną z najważniejszych informacji statystycznych.

Błędy pojawiają się najczęściej wtedy, gdy:

• uwzględniana jest masa opakowania,
• stosowane są dane szacunkowe zamiast rzeczywistych,
• występują rozbieżności pomiędzy dokumentami handlowymi a zgłoszeniem.

Przy dużych wolumenach handlu nawet niewielkie odchylenia mogą wpływać na jakość danych statystycznych.

Błąd nr 4 – nieprawidłowa wartość transakcji

W praktyce spotykane są sytuacje, gdy wartość wpisana do zgłoszenia nie odpowiada wartości wynikającej z dokumentów handlowych.

Problemy mogą wynikać między innymi z:

• błędnego przeliczenia waluty,
• omyłek księgowych,
• nieprawidłowego ujęcia kosztów dodatkowych,
• wprowadzania danych ręcznie bez weryfikacji.

Błąd nr 5 – niewłaściwy kraj wysyłki lub przeznaczenia

W obrocie surowcami wtórnymi zdarzają się sytuacje, gdy towar przechodzi przez kilka krajów przed dotarciem do odbiorcy końcowego.

W takich przypadkach szczególnie ważne jest prawidłowe określenie kraju zgodnie z zasadami obowiązującymi w systemie INTRASTAT.

Błędne wskazanie państwa może zniekształcać statystyki handlowe.

Błąd nr 6 – brak korekt wcześniejszych zgłoszeń

Niektóre firmy zakładają, że po wysłaniu deklaracji temat jest zamknięty.

Tymczasem zdarzają się sytuacje wymagające aktualizacji danych, na przykład:

• zmiana wartości faktury,
• stwierdzenie błędu w kodzie CN,
• korekta ilości materiału,
• anulowanie części transakcji.

W takich przypadkach konieczne może być złożenie korekty wcześniejszego zgłoszenia.

Błąd nr 7 – brak monitorowania progów statystycznych

Część przedsiębiorców rozpoczyna handel wewnątrzwspólnotowy na niewielką skalę i nie podlega obowiązkowi raportowania.

Wraz ze wzrostem obrotów sytuacja może się jednak zmienić.

Brak bieżącego monitorowania wartości przywozu i wywozu może spowodować przeoczenie momentu przekroczenia progów statystycznych.

Błąd nr 8 – korzystanie z nieaktualnych klasyfikacji

Nomenklatura Scalona podlega okresowym aktualizacjom.

Przedsiębiorcy powinni upewnić się, że korzystają z aktualnych wykazów CN oraz aktualnych instrukcji dotyczących sporządzania zgłoszeń.

Dotyczy to szczególnie materiałów związanych z nowymi technologiami oraz gospodarką o obiegu zamkniętym.

Jak ograniczyć ryzyko błędów?

Najlepsze efekty przynosi połączenie kilku działań:

• stosowanie aktualnych kodów CN,
• regularna weryfikacja danych handlowych,
• szkolenie pracowników przygotowujących zgłoszenia,
• kontrola mas i wartości przed wysłaniem deklaracji,
• monitorowanie zmian w przepisach.

W wielu przedsiębiorstwach pomocne okazuje się również opracowanie własnych procedur dotyczących klasyfikacji najczęściej sprzedawanych materiałów.

Podsumowanie

Większość błędów pojawiających się w zgłoszeniach INTRASTAT wynika z nieprawidłowej klasyfikacji towarów, błędnych danych handlowych lub braku bieżącej kontroli obowiązków sprawozdawczych. Dla firm recyklingowych szczególne znaczenie ma prawidłowe rozróżnianie kodów odpadów i kodów CN oraz dokładne określanie rodzaju materiałów będących przedmiotem handlu.

W kolejnym artykule przeanalizujemy handel złomem metali w Unii Europejskiej i pokażemy, jak dane INTRASTAT pozwalają śledzić jeden z najważniejszych strumieni surowców wtórnych. Opracowanie redakcyjne.