Dokumentacja i ewidencja substancji niebezpiecznych w magazynach
Bo w magazynie chemikaliów nic nie może „zniknąć z oczu” – każda kropla ma swoje miejsce w papierach.
Prawidłowe prowadzenie dokumentacji i ewidencji w magazynach substancji niebezpiecznych jest kluczowym elementem systemu bezpieczeństwa. To nie tylko wymóg formalny, ale też narzędzie kontroli nad ilościami, lokalizacją i rodzajem przechowywanych materiałów. Rzetelna ewidencja umożliwia szybkie reagowanie w sytuacjach kryzysowych i ułatwia współpracę z organami nadzoru.
Podstawowe elementy dokumentacji:
- Karty charakterystyki (SDS) – obowiązkowe dla każdej substancji zgodnie z rozporządzeniem REACH, zawierające informacje o zagrożeniach, środkach ochrony i procedurach awaryjnych.
- Instrukcje magazynowania – wewnętrzne procedury przechowywania, segregacji i postępowania w razie wycieku czy pożaru.
- Rejestr substancji niebezpiecznych – spis wszystkich materiałów wraz z ilościami, miejscem przechowywania i kodami identyfikacyjnymi.
- Dokumentacja ADR – dla substancji przewożonych i przechowywanych w opakowaniach transportowych.
- Protokoły kontroli i audytów – raporty z inspekcji wewnętrznych i zewnętrznych, zawierające wykryte niezgodności i działania korygujące.
Ewidencja bieżąca obejmuje:
- ilości przyjęte i wydane z magazynu,
- numery partii i terminy ważności,
- lokalizację w magazynie (regał, sekcja, pomieszczenie),
- ewidencję odpadów niebezpiecznych w systemie BDO,
- rejestr substancji podlegających progom Seveso III.
Wymogi formalne:
- prowadzenie ewidencji w sposób umożliwiający natychmiastowe udostępnienie informacji organom nadzoru (WIOŚ, PSP, PIP),
- archiwizacja dokumentacji przez okres co najmniej 5 lat (dla niektórych substancji – dłużej),
- dostępność dokumentacji dla pracowników obsługujących substancje,
- aktualizacja rejestrów przy każdej zmianie ilości lub asortymentu chemikaliów.
Korzyści z rzetelnej ewidencji:
- szybka identyfikacja substancji podczas awarii,
- łatwiejsze planowanie segregacji i magazynowania,
- zgodność z przepisami prawa krajowego i unijnego,
- większa przejrzystość wobec organów kontrolnych i społeczności lokalnej,
- możliwość analizy trendów zużycia i optymalizacji gospodarki chemikaliami.
Dokumentacja i ewidencja to kręgosłup systemu bezpieczeństwa w magazynie substancji niebezpiecznych. Bez nich nawet najlepsze procedury stają się niewystarczające, a ryzyko chaosu w sytuacjach kryzysowych wzrasta wielokrotnie. Opracowanie redakcyjne.