Potwierdzanie zgodności z normami: certyfikaty, badania i deklaracje
Jeżeli w opisie przedmiotu zamówienia pojawiają się wymagania oparte na normach, konieczne jest określenie sposobu potwierdzenia ich spełnienia. Właściwy dobór dokumentów ma kluczowe znaczenie dla rzetelnej oceny ofert i późniejszego odbioru zamówienia.
Rola przedmiotowych środków dowodowych
Przedmiotowe środki dowodowe służą potwierdzeniu, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania określone w dokumentacji postępowania. W przypadku wymagań normatywnych stanowią one podstawowe narzędzie weryfikacji zgodności.
Zamawiający powinien określić je w sposób jasny i jednoznaczny, tak aby wykonawcy wiedzieli, jakie dokumenty będą uznane za wystarczające.
Deklaracje zgodności i deklaracje właściwości
Deklaracje zgodności są jednym z najczęściej stosowanych dokumentów, zwłaszcza w przypadku wyrobów i dostaw seryjnych. Stanowią one oświadczenie producenta lub dostawcy, że dany wyrób spełnia określone wymagania, w tym wymagania wynikające z norm.
Choć deklaracje są stosunkowo proste w użyciu, ich wiarygodność zależy od przejrzystości zapisów SWZ oraz od możliwości późniejszej weryfikacji, na przykład na etapie odbioru.
Sprawozdania z badań
Sprawozdania z badań pozwalają na obiektywną ocenę, czy dany produkt lub rozwiązanie spełnia wymagania normatywne. Badania mogą dotyczyć parametrów technicznych, właściwości użytkowych lub jakościowych.
W dokumentacji warto wskazać, czy badania powinny być wykonane przez określone typy laboratoriów oraz jakie metody badawcze są akceptowane. Zwiększa to przejrzystość procesu oceny ofert.
Certyfikaty zgodności
Certyfikaty zgodności mają szczególne znaczenie w przypadku zamówień o podwyższonym ryzyku jakościowym, bezpieczeństwa lub odpowiedzialności. Potwierdzają one, że wyrób lub proces został oceniony przez niezależną jednostkę.
Zamawiający powinien jednak rozważyć, czy wymóg certyfikatu jest proporcjonalny do przedmiotu i wartości zamówienia, aby nie ograniczać nadmiernie konkurencji.
Jak uniknąć problemów przy ocenie dokumentów
Najczęstsze trudności pojawiają się wtedy, gdy w SWZ nie określono jednoznacznie, jakie dokumenty są wymagane i w jakim zakresie będą oceniane.
Jasne wskazanie rodzaju dokumentów, dopuszczenie dokumentów równoważnych oraz spójność zapisów pozwalają znacząco ograniczyć ryzyko sporów na etapie oceny ofert i realizacji zamówienia. Opracowanie redakcyjne.