Jak prowadzić zapisy z monitorowania i pomiarów?
ISO 14001 wymaga, aby zapisy z monitorowania i pomiarów były rzetelne, aktualne i łatwe do weryfikacji. Zapisy są jednym z najważniejszych dowodów na skuteczność systemu zarządzania środowiskowego – i jednym z pierwszych elementów kontrolowanych podczas audytu.
1. Jakie zapisy są obowiązkowe?
Firma musi utrzymywać udokumentowane informacje dotyczące:
- wyników pomiarów i monitorowania,
- metod pomiarowych,
- dat i częstotliwości,
- odpowiedzialności za pomiary,
- interpretacji wyników,
- incydentów oraz działań po odchyleniach.
2. Przykładowy rejestr zapisu monitoringu
| Data | Parametr | Wynik | Osoba wykonująca | Uwagi / odchylenia |
|---|---|---|---|---|
| 2025-01-02 | kWh energii | 94 850 | M. Kowalski | zgodnie z trendem |
| 2025-01-02 | ilość odpadów niebezpiecznych | 125 kg | A. Nowak | nieznaczny wzrost – zgłoszono do analizy |
| 2025-01-03 | pobór wody | 390 m³ | K. Zieliński | brak odchyleń |
3. Jak prowadzić zapisy zgodnie z normą?
Zapisy powinny być:
- czytelne – jasny format danych,
- kompletne – bez brakujących pól,
- chronione przed utratą i modyfikacją,
- regularnie aktualizowane,
- powiązane z metodami pomiaru,
- dostępne podczas audytów.
4. Najczęstsze błędy firm
- zapisy nieaktualizowane na czas,
- zapisy w wielu różnych miejscach (brak jednej wersji),
- brak podpisów lub odpowiedzialności,
- dane niepowiązane z KPI lub aspektami,
- brak reakcji na odchylenia.
5. Jak archiwizować zapisy?
Zalecane metody:
- systemy ERP / moduły środowiskowe,
- arkusze Excel z ograniczonym dostępem,
- skany papierowych odczytów,
- foldery roczne z wersjonowaniem dokumentów.
Norma nie określa, jak długo należy przechowywać zapisy — firmy najczęściej stosują okres 3–5 lat, zgodnie z wymaganiami prawnymi.
6. Wskazówki audytowe
- audytorzy sprawdzają ciągłość danych miesiąc po miesiącu,
- często proszą o porównanie z poprzednimi latami,
- weryfikują reakcję na odchylenia,
- analizują powiązanie zapisu z odpowiedzialnością.
7. Podsumowanie
Zapisy z monitorowania to kręgosłup systemu ISO 14001. Bez rzetelnej dokumentacji wyniki nie mają wiarygodności, a firma nie jest w stanie wykazać zgodności ani skuteczności działań. Kluczem jest przejrzysty format, jedna główna baza danych i regularne aktualizacje.
Opracowanie redakcyjne.
