Audyt komunikacji operacyjnej
Audyt komunikacji operacyjnej pozwala ocenić, czy informacje przepływają w organizacji szybko, jasno i w sposób uporządkowany. To jeden z elementów, który najczęściej ujawnia realne problemy organizacyjne — czasem niewidoczne na co dzień, ale mające ogromny wpływ na produkcję, środowisko i bezpieczeństwo.
1. Cel audytu komunikacji
- sprawdzenie, czy komunikaty są przekazywane zgodnie ze standardami,
- weryfikacja narzędzi i kanałów komunikacyjnych,
- identyfikacja miejsc „zatorów komunikacyjnych”,
- ocena ryzyka wynikającego ze złej komunikacji,
- wskazanie usprawnień poprawiających płynność pracy.
2. Obszary oceniane podczas audytu
- komunikacja między zmianami,
- komunikacja między działami,
- jakość raportowania odchyleń,
- komunikacja w sytuacjach awaryjnych,
- stosowanie tablic i komunikacji wizualnej,
- spotkania operacyjne (daily/start zmiany),
- przepływ informacji środowiskowych.
3. Przykładowy arkusz audytowy
| Obszar | Pytanie audytowe | Dowody |
|---|---|---|
| zmiany | Czy informacje są przekazywane pisemnie i w sposób uporządkowany? | zeszyt zmian, formularze, log |
| działy | Czy istnieje standard przekazywania informacji między działami? | instrukcje, mapy procesu |
| odchylenia | Czy odchylenia są zgłaszane terminowo i zgodnie z formatem? | formularze, system ERP/MES |
| awarie | Czy kanał komunikacji awaryjnej jest znany i stosowany? | zapisy zgłoszeń, wywiad z pracownikami |
| wizualizacja | Czy tablice są aktualne i czytelne? | obchód hali |
| spotkania | Czy odprawy odbywają się według standardu? | obserwacja spotkania |
4. Najczęstsze niezgodności wykrywane w audytach
- brak potwierdzeń przekazywanych komunikatów,
- komunikacja ustna zamiast pisemnej,
- tablice nieaktualne lub chaotyczne,
- niespójne raportowanie między działami,
- brak jasnych odpowiedzialności za przekaz informacji,
- niewystarczające szkolenia z komunikacji.
5. O co pyta audytor?
- Jak wygląda przepływ informacji w krytycznych momentach?
- Czy istnieje standard, a jeśli tak — czy wszyscy go używają?
- Jak dokumentowane są decyzje operacyjne?
- Jak wygląda współpraca produkcji, magazynu i UR?
- Czy pracownicy wiedzą, gdzie zgłosić problem?
Audyt komunikacji operacyjnej to nie kontrola — to narzędzie usprawniające procesy. Wykrywa realne problemy, które utrudniają pracę i zwiększają ryzyko błędów. To jedno z najlepszych narzędzi do poprawy efektywności i bezpieczeństwa w organizacji produkcyjnej.
Opracowanie redakcyjne.