Jak powiązać cele środowiskowe z komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną?
Komunikacja to jeden z filarów ISO 14001. Cele środowiskowe muszą być komunikowane odpowiednim osobom i instytucjom, aby mogły być skutecznie realizowane. Norma podkreśla, że właściwa komunikacja zwiększa świadomość, wspiera zaangażowanie i pozwala na spełnienie wymagań prawnych oraz kontraktowych. Poniżej – praktyczny model powiązań.
1. Dlaczego komunikacja jest powiązana z celami?
Ponieważ:
- cele wymagają zaangażowania pracowników,
- często dotyczą procesów operacyjnych,
- część celów wynika z wymagań klientów lub organów,
- osiągnięcie celu zależy od przepływu informacji,
- komunikacja jest dowodem zgodności w trakcie audytu.
2. Jak powiązać komunikację z celami?
Najłatwiej przez model czterech kroków:
- Identyfikujemy grupy odbiorców (wewnętrzne i zewnętrzne).
- Określamy, jakie informacje muszą otrzymać.
- Wskazujemy formę komunikacji.
- Dokumentujemy powiązania w matrycy komunikacji.
3. Tabela powiązań – komunikacja ↔ cele
| Cel środowiskowy | Odbiorcy | Co komunikujemy? | Forma komunikacji |
|---|---|---|---|
| Redukcja energii o 5% | pracownicy produkcji, dział techniczny | zasady oszczędzania energii, harmonogram działań | tablice, mail, intranet |
| Zmniejszenie odpadów niebezpiecznych o 10% | operatorzy, magazynierzy, koordynator BDO | procedury segregacji, zmiany w magazynowaniu | szkolenia stanowiskowe, instrukcje |
| 0 wycieków substancji | pracownicy magazynu, BHP, utrzymanie ruchu | zasady zabezpieczeń, postępowanie awaryjne | spotkania, plakaty, ćwiczenia praktyczne |
| Zwiększenie recyklingu o 15% | produkcja, logistyka, odbiorcy zewnętrzni | nowe frakcje odpadów, wymagania klientów | szkolenia, komunikaty, umowy |
4. Komunikacja wewnętrzna
W praktyce obejmuje:
- szkolenia,
- instrukcje stanowiskowe,
- tablice informacyjne,
- intranet,
- spotkania operacyjne,
- komunikaty o działaniach.
Dobra praktyka: każda osoba mająca wpływ na cel musi otrzymać odpowiednią informację.
5. Komunikacja zewnętrzna
Dotyczy szczególnie celów wynikających z:
- wymagań prawnych,
- wymagań kontraktowych klientów,
- raportowania do instytucji.
Przykłady komunikacji zewnętrznej:
- raport KOBiZE,
- KPO/KEO w BDO,
- raporty do WIOŚ,
- komunikacja z odbiorcami odpadów.
6. Najczęstsze błędy firm
- cele niekomunikowane pracownikom,
- brak dowodów komunikacji → niezgodność,
- komunikaty nie trafiają do właściwych osób,
- cele znane tylko kierownictwu,
- brak matrycy komunikacji.
7. Jak dokumentować powiązanie?
Najlepsze narzędzia:
- matryca komunikacji (cele → odbiorcy → forma),
- rejestr komunikacji i szkoleń,
- arkusz celów z kolumną „komunikacja”,
- wpis do przeglądu zarządzania.
8. Podsumowanie
Komunikacja to kluczowy element realizacji celów środowiskowych. ISO 14001 wymaga, aby cele były właściwie przekazywane zarówno wewnątrz organizacji, jak i na zewnątrz. Bez komunikacji cele pozostają jedynie dokumentem – z komunikacją stają się realnym narzędziem zarządzania.
Opracowanie redakcyjne.
