Raportowanie wyników audytu
Raport z audytu to końcowy i najważniejszy efekt pracy audytora. To na jego podstawie kierownictwo oraz audytowani podejmują działania korygujące, planują usprawnienia i oceniają skuteczność systemu zarządzania środowiskowego. Raport musi być rzetelny, precyzyjny i oparty na dowodach.
1. Jak powinna wyglądać struktura raportu?
Standardowy raport audytu ISO 14001 zawiera:
- cele audytu,
- zakres audytu,
- kryteria audytu (norma, procedury, prawo),
- opis przebiegu audytu,
- stwierdzone dowody,
- niezgodności,
- obserwacje,
- spostrzeżenia,
- poziom zgodności,
- zalecenia audytora,
- listę uczestników audytu,
- datę audytu.
2. Jak formułować wyniki audytu?
Dobre wyniki audytu powinny być:
- konkretne — bez ogólników,
- udokumentowane — wskazują dowód,
- zrozumiałe — jasne dla audytowanego,
- bezstronne — oparte na faktach, nie opiniach,
- odnoszące się do wymagań — norma, procedura lub prawo.
3. Przykładowa tabela wyników audytu
| Wynik | Opis | Dowód | Wymaganie |
|---|---|---|---|
| niezgodność | Pojemnik na odpad 13 02 08* bez etykiety | zdjęcie z magazynu z dnia 14.03 | instrukcja odpadowa, ustawa o odpadach |
| obserwacja | Instrukcja magazynowa jest mało czytelna dla operatorów | wywiady z 3 pracownikami | procedura operacyjna |
| spostrzeżenie | Na stanowisku wykonywano porządki | obserwacja własna audytora | — |
4. Najczęstsze błędy audytorów w raportach
- zapisy oparte na opiniach zamiast na dowodach,
- niejasne opisy niezgodności,
- brak powiązania z konkretnym wymaganiem,
- zbyt krótkie lub ogólne raporty,
- niepełna lista osób uczestniczących w audycie.
5. O co pytają audytorzy zewnętrzni?
- Jak wygląda przykładowy raport audytu wewnętrznego?
- Czy raport zawiera dowody i odwołania do wymagań?
- Czy raporty są analizowane w przeglądzie zarządzania?
- Czy na podstawie raportów podejmowane są działania korygujące?
- Czy raporty archiwizowane są zgodnie z procedurą?
6. Podsumowanie
Raportowanie wyników audytu jest kluczowym etapem procesu audytowego. Od jakości raportu zależy, czy organizacja skutecznie wdroży działania korygujące, poprawi swoje procesy i będzie mogła wykazać zgodność z ISO 14001. Dobry raport jest jasny, kompletny i oparty na dowodach.
Opracowanie redakcyjne.
