Niezgodności, obserwacje i spostrzeżenia – różnice
Jednym z najważniejszych elementów audytu ISO 14001 jest właściwe klasyfikowanie wyników: niezgodności, obserwacji oraz spostrzeżeń. Każde z nich ma inne znaczenie, wagę oraz wpływ na działania korygujące. Poprawne ich rozróżnienie decyduje o jakości raportu z audytu.
1. Definicje – co oznacza każdy rodzaj wyniku?
a) Niezgodność (NC – Nonconformity)
To naruszenie wymagań:
- normy ISO 14001,
- procedur i instrukcji,
- przepisów prawa,
- polityki lub celów środowiskowych.
Niezgodność zawsze wymaga działania korygującego.
b) Obserwacja (OFI – Opportunity For Improvement)
To obszar, w którym audytor widzi możliwość poprawy, choć formalnie nie ma naruszenia.
Może wynikać z:
- rozbieżności w praktykach,
- niewystarczających zabezpieczeń,
- braku pełnej spójności dokumentacji,
- potencjalnego ryzyka w przyszłości.
Obserwacje nie wymagają działań korygujących, ale warto je rozważyć.
c) Spostrzeżenie (Note)
To zwykła uwaga audytora, sygnał lub komentarz, który nie ma wpływu na ocenę zgodności.
Spostrzeżenia są neutralne — stanowią jedynie informację zwrotną.
2. Przykłady różnic
| Sytuacja | Klasyfikacja | Uzasadnienie |
|---|---|---|
| Pojemnik na odpady niebezpieczne bez etykiety | niezgodność | naruszenie prawa i instrukcji |
| Instrukcja jest poprawna, ale niejasna dla pracowników | obserwacja | możliwość poprawy, brak naruszenia |
| W magazynie chemikaliów widoczne ślady użycia sorbentu | spostrzeżenie | neutralna informacja, brak wpływu na zgodność |
3. Jak klasyfikować wyniki poprawnie?
- Najpierw zadaj pytanie: „Czy jest to naruszenie wymagania?” Jeśli tak — to niezgodność.
- Jeśli wymaganie jest spełnione, ale istnieje ryzyko lub słabość — obserwacja.
- Jeśli to jedynie komentarz lub zauważona ciekawostka — spostrzeżenie.
4. Najczęstsze błędy audytorów
- zbyt łagodne klasyfikowanie niezgodności jako obserwacji,
- zbyt szczegółowe lub nadmiarowe spostrzeżenia,
- brak spójności między audytorami,
- tworzenie obserwacji, które są de facto niezgodnościami,
- brak uzasadnienia dla klasyfikacji.
5. O co pytają audytorzy zewnętrzni?
- Jakie kryteria przyjęto do klasyfikacji wyników?
- Czy firma odróżnia obserwacje od niezgodności?
- Jakie działania podjęto po niezgodnościach z audytu wewnętrznego?
- Czy obserwacje są analizowane i uwzględniane w doskonaleniu?
- Jak dokumentowane są wyniki audytu?
6. Podsumowanie
Rozróżnienie niezgodności, obserwacji i spostrzeżeń jest kluczowe dla jakości audytu ISO 14001. Każda kategoria pełni inną funkcję i wpływa na plan działań poaudytowych. Im precyzyjniejsza klasyfikacja, tym bardziej wartościowy raport z audytu.
Opracowanie redakcyjne.