Nowe zasady potwierdzania szkoleń BHP – co zmieniło rozporządzenie z 24 listopada 2025 r.?
Szkolenia BHP w końcu oficjalnie wkraczają w erę cyfrową. Oto praktyczne podsumowanie, co pracodawca naprawdę musi wiedzieć.
Najważniejsze zmiany w § 12 rozporządzenia BHP
Nowelizacja rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wprowadziła długo wyczekiwane rozwiązania: w pełni legalne potwierdzanie instruktaży BHP w formie elektronicznej. Przepis dotyczy zarówno instruktażu ogólnego, jak i stanowiskowego.
1. Potwierdzenie szkolenia – papier lub elektronika
Odbycie szkolenia mogą teraz potwierdzić zarówno pracownik, jak i kierownik komórki organizacyjnej, wybierając jedną z dwóch form:
- papierową – klasyczny podpis na karcie szkolenia,
- elektroniczną – zgodnie z nowymi zasadami.
2. Jak wygląda elektroniczne potwierdzenie?
Dodane ust. 1a–1c precyzują, jak to zrobić poprawnie:
- 1a: forma papierowa pozostaje bez zmian – karta szkolenia wstępnego nadal istnieje.
- 1b: gdy potwierdzenie jest elektroniczne, pracodawca w karcie wpisuje odpowiednią adnotację w miejscu podpisu.
- 1c: do karty trzeba dołączyć dokument elektroniczny z potwierdzeniem – np. podpisany plik, e-mail, zapis systemowy lub ich odwzorowanie.
3. Przechowywanie w aktach osobowych
Nowy ust. 3 jasno wskazuje, że karta szkolenia wraz z załączonymi dokumentami elektronicznymi musi trafić do akt osobowych pracownika. Dokumentacja może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej – zgodnie z przepisami o aktach osobowych.
4. Co to oznacza dla pracodawców?
- Można legalnie rezygnować z części papierów, przenosząc BHP do systemów cyfrowych.
- Instruktaż stanowiskowy może być potwierdzany bez fizycznego podpisu.
- Znika potrzeba „polowania” na kierownika z kartką i długopisem.
- Dokument elektroniczny musi być przechowywany razem z kartą szkolenia.
To krok w kierunku pełnej cyfryzacji procesów BHP, a jednocześnie wyjaśnienie dotychczasowych wątpliwości dotyczących podpisów elektronicznych. Opracowanie redakcyjne.
