Rozdział 6. Błędnie wystawione dokumenty w systemie BDO

Każdemu się zdarzyło – złe dane w KPO, pomylony kod odpadu, literówka w nazwie odbiorcy. System BDO błędów nie wybacza, ale pozwala je naprawić. Pod warunkiem, że wiesz jak. Oto praktyczny przewodnik po typowych wpadkach i sposobach ich prostowania.

1. Najczęstsze błędy w dokumentach BDO

W praktyce najwięcej problemów pojawia się w kartach KPO i KEO. Najczęstsze błędy to:

• zły kod odpadu (np. 13 01 10 zamiast 13 01 11*),
• nieprawidłowa masa lub jednostka (Mg zamiast kg),
• błędne dane odbiorcy lub przewoźnika,
• niezatwierdzona przez jedną ze stron KPO,
• wystawienie KPO po terminie (czyli po fakcie przekazania),
• brak potwierdzenia przyjęcia odpadu przez odbiorcę.

Choć BDO jest systemem cyfrowym, błędy w nim mają bardzo realne konsekwencje – od niezgodności w sprawozdaniu po kary finansowe.

2. Korekta błędnie wystawionej KPO

Najprostszy przypadek – KPO jeszcze nie została zatwierdzona przez odbiorcę. Wtedy można ją anulować lub edytować w module „Karty przekazania odpadów”. Po zatwierdzeniu odbiorca musi zgodzić się na jej unieważnienie. Dopiero wtedy można wystawić nową, poprawną kartę z adnotacją „korekta poprzedniej”.

3. Poprawa wpisu w KEO (Karty Ewidencji Odpadów)

W KEO błędy najczęściej dotyczą masy lub dat przekazania. Tu nie ma przycisku „usuń”, ale w pewnym zakresie można edytować wpis. Każda edycja jest widoczna w historii dokumentu – dzięki temu urząd widzi, że dane były poprawiane, ale z zachowaniem ścieżki audytu. Ważne: nie wolno kasować wpisów „dla porządku” – to jakby wyrzucić stronę z książki rachunkowej.

4. Błędy w danych podmiotów

Jeśli w KPO lub KEO użyto błędnych danych firmy (np. stary NIP, nieaktualny adres), należy:

• sprawdzić aktualność danych w rejestrze BDO,
• złożyć wniosek o zmianę danych w module „Rejestr BDO”,
• w przyszłych dokumentach korzystać z nowych danych (starych nie da się zaktualizować wstecz).

W przypadku pomyłki w numerze rejestrowym drugiej firmy – kontakt telefoniczny i wspólna korekta KPO to jedyne rozsądne wyjście.

5. Brakujące KPO lub KEO

Jeśli zauważysz, że dla przekazanego odpadu nie wystawiono KPO, nie próbuj „wklejać jej po czasie”. Wystawienie karty z datą wsteczną jest błędem, który system zarejestruje. Zamiast tego należy:

• utworzyć kartę z bieżącą datą,
• w opisie wpisać wyjaśnienie „brak wcześniejszej ewidencji – uzupełnienie”,
• powiadomić odbiorcę o potrzebie potwierdzenia z rzeczywistą datą odbioru.

W razie kontroli lepiej mieć taką kartę niż żadną. WIOŚ zazwyczaj docenia uczciwe „sprostowanie” bardziej niż milczenie.

6. Karta błędnego typu

Zdarza się, że użytkownik wystawi np. KPOK (komunalną) zamiast KPO (przemysłowej), albo odwrotnie. W takiej sytuacji nie da się zmienić typu dokumentu – trzeba anulować kartę i wystawić nową. Warto przy tym odnotować w uwagach: „błędny typ karty – korekta”. Takie adnotacje mają znaczenie przy analizie sprawozdawczej.

7. Konsekwencje błędów

Błędy w dokumentach BDO to nie tylko problem estetyczny. Nieprawidłowości w ewidencji mogą skutkować:

• karą administracyjną do 1 000 000 zł,
• odrzuceniem sprawozdania,
• wpisaniem przedsiębiorcy do rejestru naruszeń,
• zawieszeniem uprawnień do gospodarowania odpadami.

W skrócie: lepiej poświęcić pięć minut na weryfikację KPO niż pięć dni na tłumaczenia przed urzędnikiem.

8. Dobre praktyki

• Stosuj zasadę „dodatkowej pary oczu” – niech inna osoba sprawdzi dane przed zatwierdzeniem.
• Regularnie eksportuj zestawienia KPO i KEO do Excela, by wychwycić rozbieżności.
• Ustal wewnętrzny harmonogram ewidencji – np. weryfikacja dokumentów w każdy piątek.
• Używaj etykiet z kodami QR i numerami KPO w magazynie, by łatwiej kontrolować zgodność danych.