Rozdział 5. Ewidencja odpadów w systemie BDO
Ewidencja odpadów to podstawa funkcjonowania całego systemu BDO. To dzięki niej wiadomo, kto, kiedy i ile wytworzył, przekazał lub przetworzył. Brzmi poważnie, ale w praktyce przypomina skrzyżowanie arkusza Excel, gry logicznej i niekończącego się quizu z kodów sześciocyfrowych.
1. Na czym polega ewidencja odpadów
Ewidencja odpadów to proces rejestrowania każdej ilości odpadów powstałych, magazynowanych, przekazanych lub odebranych przez firmę. W systemie BDO odbywa się to elektronicznie, za pomocą dwóch głównych, powiązanych ze sobą dokumentów:
·Karty przekazania odpadów (KPO) – dokumentuje przekazanie odpadów między podmiotami,
·Karty ewidencji odpadów (KEO) – odzwierciedla ilości wytworzonych i magazynowanych odpadów w danym roku.
2. Częstotliwość prowadzenia ewidencji
Nie ma jednej zasady dla wszystkich, ale ogólna reguła brzmi: ewidencję należy prowadzić na bieżąco. W praktyce oznacza to, że każda operacja z odpadami powinna być wprowadzona do BDO maksymalnie w ciągu 30 dni od jej wykonania. Zaniedbanie może skutkować błędami w sprawozdawczości, a te jak wiadomo lubią kosztować.
3. Uproszczona ewidencja odpadów
Nie każda firma musi prowadzić pełną ewidencję. Jeśli ilość wytwarzanych odpadów nie przekracza określonych limitów (np. poniżej 1 Mg rocznie dla odpadów niebezpiecznych lub 5 Mg dla pozostałych), można stosować ewidencję uproszczoną. W takim przypadku wystawia się jedynie KPO, bez prowadzenia KEO.
To wygodne rozwiązanie dla małych warsztatów, punktów usługowych i drobnych przedsiębiorców. Ale uwaga: uproszczona ewidencja nie zwalnia z obowiązku sprawozdawczości – raport nadal trzeba złożyć.
4. Karta ewidencji odpadów (KEO)
- KEO to roczne zestawienie danych o wytwarzanych i magazynowanych odpadach. Zawiera m.in.:
- kod odpadu,
- datę przyjęcia i przekazania,
- ilości wytworzone i przekazane,
- sposób gospodarowania (odzysk, unieszkodliwienie, magazynowanie),
- nazwy odbiorców i miejsca przeznaczenia.
Każdy wpis tworzy się automatycznie po zatwierdzeniu KPO – dlatego tak ważna jest poprawność danych w karcie przekazania.
5. Karta przekazania odpadów komunalnych (KPOK)
To specjalny typ dokumentu stosowany przez firmy odbierające odpady komunalne od mieszkańców. Dzięki KPOK gminy mogą śledzić ilość zebranych odpadów i kontrolować realizację obowiązków firm odbierających. Wszystkie dane z KPOK są automatycznie przenoszone do raportów rocznych w systemie BDO.
6. Raporty w module ewidencji
System BDO umożliwia generowanie raportów z prowadzonych ewidencji. Dostępne są m.in.:
- raport masy odpadów przekazanych w danym okresie,
- raport według kodów odpadów,
- zestawienie partnerów odbierających i przekazujących odpady.
To nie tylko narzędzie sprawozdawcze, ale i przydatne źródło danych do audytów środowiskowych. Dobrze prowadzona ewidencja to także najlepszy argument podczas kontroli WIOŚ.
7. Najczęstsze błędy w ewidencji
- brak zgodności między KPO a KEO,
- nieaktualne dane kontrahentów,
- wpisywanie błędnych mas lub kodów odpadów,
- pomijanie operacji magazynowych,
- prowadzenie ewidencji tylko „pod koniec roku”.
System BDO nie wybacza niekonsekwencji – dane z różnych kart muszą się zgadzać co do kilograma, bo inaczej raport roczny wygląda jak sudoku z brakującymi cyframi.
8. Dobre praktyki w ewidencji
- Aktualizuj dane partnerów w rejestrze BDO,
- Wprowadzaj masy rzeczywiste, nie „na oko”,
- Twórz wewnętrzne procedury ewidencji – np. kontrola KPO raz w tygodniu,
- Korzystaj z funkcji eksportu do Excela dla dodatkowej analizy,
- Nie zostawiaj niewypełnionych pól – system to zapamięta.
- Załóż KEO w danym roku kalendarzowym – po 31 grudnia nie założysz już KEO dotyczącego poprzedniego roku.
