Przygotowanie do audytu: dokumenty, ryzyka, aspekty
Przygotowanie do audytu wewnętrznego ma ogromny wpływ na jego jakość. Audytor musi znać wymagania, dokumenty, procesy i ryzyka środowiskowe — inaczej audyt stanie się powierzchowny. Starte przygotowanie zwiększa skuteczność audytu i skraca jego czas.
1. Jakie dokumenty powinien przeanalizować audytor?
Lista dokumentów zależy od zakresu audytu, ale zwykle obejmuje:
- politykę środowiskową,
- ocenę aspektów środowiskowych,
- cele środowiskowe i KPI,
- procedury i instrukcje,
- BDO, ewidencje i rejestry środowiskowe,
- raporty incydentów i ćwiczeń awaryjnych,
- wyniki poprzednich audytów,
- listy obecności ze szkoleń,
- pozwolenia i decyzje administracyjne.
2. Analiza ryzyk przed audytem
Audytor musi rozumieć, gdzie są największe ryzyka środowiskowe. Obejmuje to:
- istotne aspekty środowiskowe,
- wyniki analizy ryzyk,
- lokalizację stref wysokiego ryzyka (chemikalia, odpady, rozładunki),
- specyficzne wymagania prawne w danych obszarach,
- historię incydentów.
3. Jak przygotować listę pytań?
Dobra lista pytań to połowa sukcesu. Powinna obejmować:
- wymagania ISO 14001,
- ryzyka i aspekty środowiskowe,
- wymagania prawne,
- wyniki poprzednich audytów,
- specyfikę procesu audytowanego.
4. Przykładowa mini-lista pytań audytowych
| Obszar | Pytanie audytowe |
|---|---|
| odpady | Jak są segregowane odpady i gdzie znajdują się instrukcje? |
| chemikalia | Czy karty SDS są dostępne na stanowisku pracy? |
| awarie | Czy pracownicy wiedzą, gdzie jest sprzęt do wycieków? |
| zgodność prawna | Kiedy ostatnio przeprowadzono analizę wymagań prawnych? |
5. Najczęstsze błędy audytorów
- brak przygotowania merytorycznego,
- brak znajomości dokumentów przed wejściem na halę,
- zadawanie ogólnych pytań typu „jak wygląda Wasza gospodarka odpadami?”,
- pomijanie ryzyk i aspektów środowiskowych,
- brak planu rozmowy i pytań.
6. O co pytają audytorzy zewnętrzni?
- Jak audytor przygotował się do audytu?
- Jakie dokumenty przeanalizował?
- Jak wybrał próbki do weryfikacji?
- Jak ocenia ryzyka w audytowanym obszarze?
- Czy lista pytań była oparta na wymaganiach normy?
7. Podsumowanie
Dobre przygotowanie audytora decyduje o jakości audytu. Analiza dokumentów, ryzyk i aspektów środowiskowych oraz przygotowanie listy pytań zapewniają skuteczność audytu i pozwalają odkryć realne niezgodności, a nie jedynie formalne braki.
Opracowanie redakcyjne.
