Dokumentacja i raportowanie zdarzeń awaryjnych

W przypadku każdej awarii środowiskowej obowiązuje zasada: jeśli nie zostało udokumentowane – nie zostało wykonane. Prawidłowa dokumentacja to nie tylko wymóg prawa, ale też dowód staranności i dobrej praktyki środowiskowej.

1. Cel prowadzenia dokumentacji

Dokumentacja działań awaryjnych służy potwierdzeniu przebiegu zdarzenia, ocenie jego skutków, a także rozliczeniu podjętych działań naprawczych. Stanowi ona podstawę do sporządzenia raportów dla organów administracji publicznej oraz materiał dowodowy w postępowaniach kontrolnych.

2. Obowiązki przedsiębiorcy

Zgodnie z art. 251 ustawy o odpadach oraz art. 162 ustawy Prawo ochrony środowiska, przedsiębiorca zobowiązany jest do:

• niezwłocznego powiadomienia właściwych organów (PSP, WIOŚ, RDOŚ, a w razie skażenia wód – również Wód Polskich),
• prowadzenia rejestru awarii, obejmującego datę, miejsce, przyczynę, rodzaj substancji i zastosowane działania,
• zachowania dokumentacji przez co najmniej 5 lat,
• sporządzenia raportu powypadkowego i przekazania go właściwym organom w terminie do 14 dni od dnia zdarzenia.

3. Zakres protokołu z likwidacji awarii

Prawidłowy protokół powinien zawierać co najmniej:

• datę i godzinę wystąpienia awarii,
• miejsce zdarzenia i jego opis,
• rodzaj i ilość substancji niebezpiecznej,
• opis przyczyn i przebiegu zdarzenia,
• podjęte działania (zabezpieczenie, neutralizacja, usuwanie skutków),
• nazwiska i funkcje osób uczestniczących w akcji,
• ocenę skutków dla środowiska i ludzi,
• wskazanie środków zapobiegawczych na przyszłość,
• dokumentację fotograficzną, szkic miejsca zdarzenia, numery partii lub kodów odpadów.

4. Zgłoszenia do właściwych organów

W przypadku awarii lub zagrożenia skażeniem przedsiębiorca ma obowiązek niezwłocznie powiadomić:

• Państwową Straż Pożarną (PSP) – w celu podjęcia działań ratowniczych,
• Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska (WIOŚ) – w celu oceny wpływu na środowisko,
• Regionalną Dyrekcję Ochrony Środowiska (RDOŚ) – jeśli zdarzenie dotyczy obszaru chronionego,
• Wody Polskie – w przypadku zanieczyszczenia cieków, zbiorników lub kanalizacji,
• Powiatowego Inspektora Sanitarnego – jeśli zdarzenie może mieć wpływ na zdrowie ludzi.

Zgłoszenia dokonuje się telefonicznie, a następnie pisemnie lub elektronicznie – w tym poprzez system BDO lub ePUAP, jeśli jednostka posiada odpowiedni profil.

5. Dokumentacja fotograficzna i elektroniczna

Każda akcja awaryjna powinna być dokumentowana zdjęciami lub zapisem wideo, obejmującym stan przed, w trakcie i po zakończeniu działań. Dane z kamer przemysłowych, czujników detekcji czy systemów monitoringu środowiskowego stanowią integralną część raportu. W dokumentacji należy wskazać, gdzie i przez kogo materiał został zabezpieczony.

6. Ewidencja w rejestrze zakładowym

Każde zdarzenie wpisuje się do rejestru awarii prowadzonego w zakładzie, z zachowaniem ciągłości numeracji. Wpis powinien obejmować:

• numer zdarzenia,
• opis przyczyn i skutków,
• datę zakończenia działań,
• informację o ilości powstałych odpadów i sposobie ich zagospodarowania.

Rejestr ten podlega kontroli WIOŚ i stanowi część systemu zarządzania środowiskowego zakładu (ISO 14001, EMAS).

7. Raport końcowy

Raport końcowy przygotowuje się po zakończeniu wszystkich działań. Powinien zawierać:

• podsumowanie podjętych czynności,
• ocenę skuteczności działań,
• analizę przyczyn pierwotnych (metoda 5-Why lub Ishikawa),
• propozycje zmian organizacyjnych i technicznych,
• wnioski do planu awaryjnego zakładu.

Raport zatwierdza kierownictwo jednostki, a jego kopię przekazuje się właściwym organom i przechowuje w archiwum zakładowym.

8. Podsumowanie

Dokumentacja awarii to nie tylko papier – to zapis doświadczenia. Każdy protokół, każda fotografia i każda minuta zarejestrowana w raporcie buduje historię odpowiedzialności środowiskowej zakładu. A dobra historia, w przeciwieństwie do awarii, powinna mieć szczęśliwe zakończenie – najlepiej z podpisem WIOŚ-u pod słowem „brak uwag”.

Opracowanie redakcyjne.