Rozdział 15. Druki i wzory do awaryjnej ewidencji
BDO to system cyfrowy, ale rzeczywistość jak to rzeczywistość – potrafi zaskoczyć. Awaria sieci, przerwa techniczna, brak dostępu do konta czy problemy sprzętowe mogą sprawić, że firma zostaje „odcięta” od systemu w momencie, kiedy trzeba wystawić KPO. Ten rozdział Instrukcji BDO 2026 pokazuje, jak prowadzić awaryjną ewidencję tak, aby wszystko było legalne i zgodne z wymaganiami.
1. Po co komu papier w epoce cyfrowej?
Choć BDO to system elektroniczny, ustawodawca przewidział sytuacje, w których komputer postanowi „nie współpracować”. Awaria systemu, przerwa techniczna, brak internetu – wtedy do gry wchodzą drukowane karty ewidencyjne i przekazania odpadów. Tak, w XXI wieku nadal przydaje się papier ale tylko awaryjnie.
2. Karta przekazania odpadów – wersja papierowa
Wzór tej karty to nie kaprys urzędnika – to dokument, który ma dokładnie te same rubryki co system BDO. Znajdują się w nim dane przekazującego, transportującego i przejmującego, kod odpadu, masa oraz miejsce pochodzenia. Każde pole trzeba wypełnić czytelnie – najlepiej drukowanymi literami. Nie ma nic gorszego niż KPO podpisana jak recepta lekarza.
3. Karta ewidencji odpadów – papierowy klasyk
KEO w wersji papierowej to nic innego jak roczny dziennik ruchu odpadów w firmie. Można ją prowadzić w zeszycie, w arkuszu lub w specjalnym formularzu, który pobiera się z rozporządzenia Ministra Klimatu. Kluczowe zasady: jedna karta na jeden rodzaj odpadu i jedna jednostka masy w całym roku.
4. Inne pomocne wzory
- Karta przekazania odpadów komunalnych (KPOK) – dla gmin i podmiotów odbierających odpady z nieruchomości;
- Protokół awarii systemu BDO – krótkie oświadczenie, skreen ekranu, kiedy i dlaczego system nie działał (warto mieć, nawet jeśli nikt nie prosi);
- Oświadczenie o przekazaniu odpadów – w sytuacjach, gdy KPO nie została jeszcze utworzona elektronicznie, ale odpady faktycznie opuściły magazyn.
5. Jak przechowywać papierowe dokumenty
Druki awaryjne należy przechowywać razem z dokumentacją BDO przez minimum 5 lat. Najlepiej w teczce opisanej nazwą firmy i rokiem. W trakcie kontroli uporządkowana dokumentacja zawsze robi świetne wrażenie i pozwala potwierdzić dbałość o odpady.
6. Kiedy można „odłożyć długopis”
Po przywróceniu działania systemu BDO należy niezwłocznie wprowadzić dane z papierowych kart do systemu i zamknąć papierową ewidencję. Druki zachowujemy do kontroli – mogą być potrzebne jako dowód ciągłości ewidencji.
Jeżeli coś może się zepsuć, to system prędzej czy później tak się zdarzy. Ale od tego jest druk – papierowy parasol ochronny w świecie cyfrowych burz. Wystarczy długopis, drukarka i zdrowy rozsądek, by przetrwać każdą awarię BDO.
